SERVICE - Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen nach dem neuen Bürokratieaufbewahrungsgesetz IV.

Ab 2025 gelten neue Aufbewahrungsfristen für Handel- und steuerrechtliche Unterlagen (§147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m Abs.3  1 AO sowie § 257 Abs.1 Nr.4 i.V.m. Abs. 4 HGB)

Ab sofort ist es möglich nach 6, 8 oder 10 Jahren zu vernichten.

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, sollten Sie den Platz haben und eh nach Jahrgängen abgelegt haben, alles erst nach 10 Jahren zu vernichten.

Nachfolgend eine kleine Orientierung was wann z.B. vernichtet werden darf:

10 Jahre – für Handelsbücher, Inventuren, Steuerbescheide, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Lagerberichte, sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.

8 Jahre – Buchungsbelege wie z.B.: Rechnungen, Kostenbelege, Quittungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Kontoauszüge etc.

6 Jahre – alle sonstigen Unterlagen wie Import- und Exportunterlagen, Mahnbescheide, abgelaufen Angebote, Handels- und Geschäftsbriefe, Kalkulationsunterlagen. Um nur einige zu nennen.

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen hat der Gesetzgeber in §14b Abs.1 Satz 5 des UStG eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungs- und Zahlungsbelege (Handwerkerrechnung) bei Privatpersonen eingeführt.

Neben den o. g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z. B.:

 Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
 Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
 Zivilrecht BGB, ZPO
 Aktiengesetz AktG
 Banken- und Versicherungsgesetz
 Beamtenrecht
 Röntgenverordnung RÖV
 Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
 Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein.

Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DV-Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt.

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